Costuma-se dizer que “boa reunião é aquela em que tudo já está decidido antes dela começar”. Uma definição simplista e incompleta, pois atualmente as reuniões deixaram de ser apenas um momento para tomada de decisões e tornaram-se excelentes oportunidades para compartilharmos nossas percepções e visões acerca de assuntos de interesse com pessoas que fazem parte de nosso universo produtivo.
É claro que uma grande parcela de profissionais não gosta de reuniões e procura evitá-las sempre que possível, seja pela improdutividade daquelas em que normalmente fazem parte ou pelo número exagerado (em alguns casos, mais de quatro por dia) que acaba desperdiçando um tempo precioso. Entretanto, o consultor Francisco Bittencourt ressalta com muita propriedade: “Percebe-se que o erro das reuniões, em geral, não está no evento em si, mas nas atitudes que são tomadas por seus participantes”.
Em outras palavras, o que torna uma reunião produtiva ou não é a qualidade de nossas atitudes, posturas e os comportamentos ditados antes, durante e depois naquelas para as quais somos condutores ou convidados.
Para facilitar seu trabalho, relacionei algumas regras básicas que serão facilitadores para o alcance de reuniões rápidas e produtivas.
-Só faça uma reunião quando for necessário tomar algum tipo de decisão que a justifique.
-Chame apenas as pessoas necessárias e analise se os participantes possuem representatividade para decisões.
-Escolha data e hora mais conveniente para todos.
-Confirme a presença de todos e solicite justificativas para os ausentes.
-Distribua os assuntos da reunião (ordem do dia) aos participantes com pelo menos um dia de antecedência, colocando-os a par do que será discutido e preparados para contribuírem.
-O local deve possuir instalações adequadas e ser aconchegante, para isto preocupe-se com o estado das cadeiras, iluminação, temperatura, barulho próximo e demais recursos necessários que precisam estar disponíveis. Assim, escolha ambientes que possuam infra-estrutura efetiva.
-Escreva a pauta da reunião em termos de resultados desejados e perceba se ela não está muito extensa.
-Estabeleça tempos pré-definidos para cada assunto a ser discutido e respeite seu cronograma.
-Quando necessário, faça cancelamentos prévios e com antecedência suficiente.
-Mantenha a reunião focada nos assuntos que a motivaram e evite incluir novas pautas durante a realização da mesma.
-Inicie na hora marcada e finalize na hora prevista.
-Conduza a reunião com ‘normas de confiança’, e não com ‘normas de ordem e competição’.
-Faça intervalos negociados e rígidos durante os trabalhos.
-Registre as decisões na ata da reunião e as responsabilidades de cada participante.
-No dia seguinte à reunião, entregue uma minuta desta ata para todos os presentes a fim lembrá-los dos pontos mais importantes.
-Acompanhe a execução das decisões.
Entretanto, não esqueça de tomar cuidado com algumas atitudes que provocam um clima negativo durante suas reuniões de trabalho:
-Atraso do líder ou condutor.
-Local não disponível nem adequado.
-Abertura inconveniente.
-Despreparo da liderança.
-Participantes retardatários.
-Interrupções irrelevantes e freqüentes.
-Despreparo geral dos participantes.
-Discussões inseguras e improdutivas.
-Falta de objetividade na abordagem dos temas.
-Ausência de seriedade e descompromisso.
-Assuntos paralelos competindo com os temas centrais.
Analise seu desempenho nas últimas reuniões que participou e verifique o que pode ser melhorado, o que não deve novamente ocorrer e perceba se você ajudou para que ela se tornasse eficaz e objetiva.
Converse com sua equipe de trabalho e discuta fatores que normalmente vêm impedindo os resultados desejados. E lembre-se: a diversidade de pensamentos é uma necessidade, e não um problema.
