Ao comparar os ambientes de trabalho que existem hoje em dia com aqueles que eram comuns vinte anos atrás, a mudança mais visível está no layout dos escritórios. Se muitas salas e baias demarcavam o território de cada pessoa na empresa, agora a coisa certa parece ser colocar todo mundo no mesmo lugar.

No entanto, tenho percebido que muitas pessoas não se adaptam ao open space. Adquirir móveis descolados, pintar algumas paredes e “destruir ilhas e silos” só é parte da mudança em curso. Escritórios compartilhados exigem que as pessoas do time incorporem – mais do que tudo – um novo jeito de trabalhar.

Logo abaixo relaciono alguns prós e contras de espaços abertos para que você possa avaliar como andam as coisas na sua empresa e se algo precisa mudar por aí.

Benefícios

– Comunicação ágil. É mais fácil e rápido se comunicar com as pessoas, pois não há paredes impedindo o acesso a elas. Ao ver que o colega ou chefe está disponível, é só se aproximar e falar aquilo que precisa.

– Trabalho em equipe. Um dos principais motivos para a adesão de companhias do mundo inteiro ao open space é que ele facilita a construção de um ambiente colaborativo, no qual as pessoas ajudam umas às outras. E mais: dificilmente alguém se sente isolado nesse tipo de lugar.

– Proximidade do líder. Quando você precisa do suporte do seu líder, ele geralmente está por perto para apoiá-lo. E na ótica de quem está à frente das coisas, a grande vantagem é poder atuar na resolução dos problemas logo que eles surgem.

– Custos menores de estrutura. Escritórios sem salas exclusivas e com poucas repartições possibilitam que mais pessoas trabalhem no mesmo lugar. Com aluguéis cada vez mais caros, principalmente nas grandes cidades, o modelo também ficou atrativo financeiramente.

Problemas comuns

– Excesso de ruídos. Essa é, possivelmente, a queixa mais corriqueira. Pessoas ao telefone, conversas em voz alta, mesas e cadeiras barulhentas sendo arrastadas, o teclar incessante dos computadores e até mesmo gente falando sozinha. Com tantas distrações, é difícil não perder a concentração – e a paciência.

– Improdutividade. Com as frequentes interrupções, vemos na prática que algumas pessoas produzem bem menos do que poderiam. Como é o caso de quem atua em áreas nas quais a capacidade de análise é uma competência crítica e acaba perdendo o foco a cada dez minutos.

– Falta de privacidade. Em ambientes abertos você possui a sensação de que tem sempre alguém de olho no que está fazendo. Consequentemente, na hora em que precisa tratar assuntos confidenciais da empresa ou atender uma ligação de cunho pessoal, o constrangimento é inevitável.

– Conflitos pela conquista de território. Algumas empresas colocam tanta gente junta que mal é possível abrir os braços sem encostar no colega ao lado. Não pense que as intermináveis discussões sobre a temperatura certa do ar condicionado têm a ver realmente com o ambiente ficar quente ou frio. O que está em jogo é a conquista de poder.

Escritórios abertos realmente vieram para ficar e dificilmente a sua empresa não terá um deles daqui em diante. Mas é preciso adotar três práticas: 1) Não coloquem na mesma sala departamentos com perfis de trabalho muito diferentes (financeiro e comercial, por exemplo); 2) Reservem duas ou três salas menores para serem utilizadas por quem tiver que fazer uma reunião privativa com clientes ou permanecer “isolado” durante as próximas duas horas; e 3) Não sobrecarreguem o espaço compartilhado de vocês com gente demais.