Uma das principais características dos líderes de sucesso é saber delegar tarefas. No ambiente corporativo, o tema é bastante conhecido, porém, muitas vezes deixado de lado pelas lideranças. Alguns gestores não têm o hábito de delegar simplesmente porque são centralizadores demais; ou porque acreditam que suas equipes não estão preparadas para desempenhar certas tarefas; ou ainda porque creem que apenas eles farão o trabalho da forma ideal. E é claro, também temos aqueles que simplesmente não sabem o que devem fazer.

Se os líderes da sua empresa se encaixam numa destas histórias comuns, chegou a hora de investir tempo para colocar o assunto em pauta.

Passo 0 – Sensibilização inicial

Antes de qualquer coisa, é preciso conscientizar os seus gestores para uma mudança na forma de enxergar a delegação de tarefas. Eles devem entender, acima de tudo, que pode ser muito prazeroso e satisfatório ver as coisas caminhando sem que eles tenham que “colocar as mãos” em todos os projetos da área pela qual são responsáveis.

Só quando compreenderem de verdade que delegar é parte importantíssima do trabalho que desempenham como líderes é que sua companhia deverá investir, de fato, em treinamentos práticos para que eles aprendam a dinâmica do processo. Ou seja, dependendo do perfil dos gestores da sua empresa, é possível que vocês tenham de “bater na tecla” da descentralização durante algum tempo até que eles se interessem de verdade em conhecer e aplicar um novo jeito de gerir suas equipes.

O passo a passo do treinamento

Assim que os líderes estiverem conscientes de que necessitam mudar suas práticas de gestão de pessoas, é preciso transmitir importantes conceitos práticos sobre delegação. São eles:

1º) Qual a tarefa que está sendo delegada?

O primeiro passo da delegação é descrever e especificar muito bem a tarefa que os líderes desejam passar a seus delegados. Isto é, precisam dizer claramente aos seus subordinados o que quer que eles façam. É recomendável, também, que os gestores peçam aos liderados que repitam a atividade que deverão executar para que se assegurem de que tudo foi bem compreendido por todos.

Importante. Quando se tratar de um trabalho novo, nunca antes realizado pela equipe, os líderes devem ter o cuidado de fazer a solicitação com bastante antecedência. Se deixarem para pedir em cima da hora, os riscos de insucesso serão maiores.

2º) Qual o prazo máximo para a entrega dos resultados?

Depois de os líderes explicarem exatamente o que querem, é importante que combinem com o(s) delegado(s) o deadline da tarefa que precisa ser concluída e entregue. Ao longo dos últimos anos, percebemos que esta é uma principais falhas cometidas por gestores brasileiros no processo de delegação. Em vez de pactuarem dia, mês, ano e hora na qual esperam o fechamento do trabalho, “acham” que o delegado tem a obrigação de adivinhar o senso de urgência da tarefa em questão.

3º) Até onde se pode ir?

Também é imprescindível informar o nível de autonomia que cada subordinado terá para a execução do trabalho. Existem três tipos na hora de delegar: autonomia para recomendar (quando o funcionário pesquisa um plano de ação e propõe uma alternativa); autonomia para informar sobre a ação e colocá-la em prática (quando o funcionário pesquisa o melhor caminho e reporta ao líder suas impressões a fim de obter a aprovação e começar a executar); e autonomia para agir (quando o funcionário tem poder pleno para atuar no caso concreto).

Erros comuns. Muitos líderes não estabelecem o grau de autonomia do delegado, dão grande autonomia para colaboradores que não estão totalmente preparados para a execução da atividade ou concedem pouco espaço de atuação àqueles que poderiam dar conta do trabalho sem grandes riscos.

4º) Quando o assunto volta a ser discutido?

Esta dica vale, principalmente, para projetos de alta complexidade ou longa duração. Os líderes precisam acompanhar e orientar o trabalho da equipe para que tudo seja feito conforme o planejado. Para isso, é importante agendar reuniões de verificação periódicas. Nestes encontros, os gestores se informarão sobre o que está sendo feito e terão a chance de sugerir possíveis correções, apontar caminhos ou mesmo elogiar os liderados pelo trabalho bem feito. Mesmo que tenham dado autonomia total aos colaboradores para agirem, os líderes não podem deixar de prestar apoio e tomar conhecimento do que está sendo realizado pelas suas equipes.

5º) Os resultados foram alcançados?

Por último, e não menos importante, os líderes devem se sentar novamente com as equipes para avaliar os resultados do trabalho. Neste momento, é interessante que a empresa escolha uma pessoa – que pode ser o superior direto, mentor do líder ou um consultor externo – para acompanhar cada um dos gestores e contribuir na análise. Trata-se, portanto, de um “balanço” no qual as pessoas avaliam se os recursos foram usados de modo satisfatório, destacam os aprendizados alcançados pelo delegado e o que pode ser feito de modo melhor da próxima vez.

Uma última observação antes de encerrar o post: pode ser que você, enquanto empresa, esteja agindo de forma errada ao pedir que os líderes deleguem tarefas. Isso mesmo. Muitas companhias acabam transmitindo uma mensagem equivocada aos gestores sobre esse processo. Fazem com que eles vejam a delegação como uma forma de terem mais tempo no dia a dia para tratar do que realmente lhes interessa ou para tirar um grande peso das costas.

O correto, porém, é convencê-los de que confiar a execução de trabalhos aos liderados fará com que estes se tornem melhores profissionais e eles, melhores líderes. Afinal, você conhece alguém que alcance grandes feitos sem contar com pessoas de alto desempenho ao seu lado? Nós desconhecemos.

Como tem sido o processo de delegação de tarefas pelas lideranças da sua empresa?