Muita gente dedica boa parte do seu tempo de trabalho participando de diferentes tipos de reunião. E, por isso, sempre que algum novo convite chega, precisamos nos questionar: “Eu realmente devo estar presente a essa reunião?”

Até o meu filho mais velho tem noção de que, às vezes, exagero. Quando ele tinha seis anos, um amiguinho lhe perguntou qual a minha profissão e o Pietro não pensou duas vezes: “O meu pai é professor de reunião”.

Dividindo com vocês o que tenho feito para não permanecer enjaulado em compromissos um atrás do outro, agora privilegio as reuniões por videoconferência, sempre que possível. E os ganhos têm compensado qualquer tipo de perda. 

Tempo é algo precioso

Uma reunião presencial envolve várias coisas que a tornam morosa. A necessidade de deslocamento, por exemplo, exige que saiamos mais cedo. Chegando ao local, muitas vezes há um tempo de espera para o atendimento. Depois, já de frente com a pessoa, a boa etiqueta pede que conversemos sobre amenidades e tomemos um cafezinho. Em alguns desses encontros, uma terceira pessoa se atrasa e a pauta precisa ser retomada quando ela chega.

Resultado: lá se vão duas horas desde o momento em que você saiu do seu escritório até se despedir das demais pessoas. Mas, é claro que o quadro pode ser ainda mais crítico. Você já deve ter viajado 500 km só para participar de uma reunião de menos de uma hora, não é verdade? Mas não precisa ser mais assim, necessariamente.

Quando a confiança entre as partes está sendo construída ou algum problema crítico precisa de solução, a melhor coisa é realmente um encontro presencial. Fora isso, uma conversa por Hangouts, Zoom, Skype ou Whats vídeo tem tudo para ser suficiente.

Conference call

Muitos executivos com os quais convivo também estão se habituando a esse novo formato de reunião por causa da objetividade com que as pessoas tratam a pauta. Aquele encontro tradicional que duraria uma hora, quando conduzido por videoconferência, leva em torno de 30 minutos, no máximo. E uma notícia ainda melhor: dificilmente uma conference call costuma iniciar com atraso.

Durante anos, eu só pensava em reuniões por videoconferência quando o meu interlocutor estava em outra cidade. Hoje, é comum agendar uma call com alguém que está a apenas algumas quadras de mim se o assunto não tomar mais de 15 minutos de nós dois.

Não pense que essa preferência por reuniões remotas revela algum tipo de descaso com as pessoas. Pelo contrário. Agora falo com muito mais gente ao longo do mês e respondo as demandas que me trazem num tempo bem menor. Além de cuidar de outras coisas que ficavam em segundo plano na agenda.

Com um smartphone à mão, sinal de internet e um bom fone de ouvido você pode fazer a melhor reunião da sua vida estando em qualquer lugar. Pense nisso!