Dias atrás, em uma conversa com uma executiva que estou mentorando, falávamos sobre o desafio que ela enfrenta atualmente de reorientar um coordenador da sua área que vive constantemente atolado em compromissos que adia ou empurra para frente.
O curioso é que muitas dessas demandas poderiam ser resolvidas rapidamente — algumas em menos de 15 minutos – e ao não lidar com elas quando surgem, o coordenador termina com a agenda lotada, a mente consumida e a sensação constante de estar atrasado. Como se carregasse o peso de uma mochila invisível, cheia de pequenas pendências que nunca se tornam prioridade, mas que não deixam de ocupar espaço mental.
Essa ideia tem até um nome no universo da produtividade: a “Regra dos Dois Minutos”, popularizada por David Allen no clássico A Arte de Fazer Acontecer. A lógica é simples: se algo pode ser feito em até dois minutos, faça já. E eu entendo, como muita gente, que é possível ampliar esse raciocínio para tarefas de até 10 ou 15 minutos.
Exemplos estão por toda parte. Responder um e-mail, retornar a ligação de um cliente, dar um feedback rápido a um colaborador, conferir a data de um compromisso, corrigir um detalhe em uma apresentação. Quando essas atividades são adiadas, permanece a sensação incômoda de que “há algo pendente”. Em contrapartida, ao resolvê-las logo, liberamos espaço para aquilo que realmente exige foco e reflexão.
A ciência confirma essa percepção. Um estudo da American Psychological Association revelou que a procrastinação recorrente está associada não só à queda de desempenho, como também a maiores níveis de estresse e até de problemas de saúde. Pesquisadores de Harvard acrescentam que o chamado efeito Zeigarnik — a tendência de a mente permanecer ocupada com tarefas inacabadas — faz com que cada pendência seja uma aba mental aberta, consumindo energia em segundo plano.
Não à toa, Charles Duhigg, no livro O Poder do Hábito, destaca que resolver aquilo que é rápido cria uma sensação de progresso imediato, alimentando a nossa motivação para enfrentar tarefas mais complexas. É a tal “pequena vitória” que, somada a outras, constrói um dia mais produtivo e menos desgastante.
Como dizia Goethe, “as coisas mais importantes nunca devem ficar à mercê das menos importantes”. E é justamente quando deixamos de lado o que é simples e rápido que abrimos espaço para o caos se instalar. Ao resolver de imediato o que leva até 15 minutos, protegemos nossa agenda, preservamos energia mental e ainda cultivamos disciplina.
Produtividade, afinal, não é fazer cada vez mais coisas em menos tempo. É, acima de tudo, eliminar o peso desnecessário daquilo que já poderia estar concluído. Talvez o maior presente que você possa dar a si mesmo hoje seja terminar o que pode ser feito nos próximos 10 ou 15 minutos.
