A falácia do planejamento é uma armadilha que muitas equipes e gestores enfrentam ao planejar e executar projetos. E a ideia central desse conceito é: ao definir metas, tem gente que estabelece prazos de entrega curtos e irreais, que ignoram a complexidade e a imprevisibilidade envolvidas no trabalho, e depois precisa ficar explicando porque atrasou a entrega.

Aliás, é por isso que uma prática adotada por quem já sofreu desse mal é a de incorporar uma margem de segurança de pelo menos 50% ao prazo originalmente calculado. Ou seja, se o trabalho leva em torno de 30 dias para ser concluído, a pessoa negocia 45 dias com o solicitante.

A incerteza e obstáculos inesperados fazem parte de qualquer empreendimento audacioso. Pensando nisso, e se você considerar desde o início que alguns perrengues provavelmente ocorrerão ainda que você não saiba exatamente quais são eles (o que o economista Daniel Kahneman chama de fatores de “incógnitas desconhecidas”)? A chance de atrasos diminui muito.

Incorporar uma margem de segurança também ajuda a promover um ambiente de trabalho mais saudável. Muitas vezes, prazos excessivamente apertados criam um clima de estresse e pressão acima da média sobre os membros da equipe. Isso não só afeta a saúde mental e emocional das pessoas como também costuma comprometer a qualidade do trabalho produzido.

Ao adotar uma abordagem mais conservadora em relação ao planejamento, as equipes também podem manter um ritmo de trabalho mais sustentável e consistente ao longo do projeto. O que costuma aumentar a produtividade e satisfação geral com o trabalho.

A prática de estabelecer prazos mais razoáveis ainda contribui para o desenvolvimento de uma cultura organizacional que valoriza a transparência e a comunicação aberta. Afinal, os colaboradores se sentem mais confortáveis em relatar para a gestão os desafios e problemas que enfrentam sem o temor de serem mal interpretados.

É claro que a possibilidade de se negociar um tempo maior para a execução de projetos não deve ser uma desculpa para que as pessoas procrastinem tarefas importantes. Existem inúmeras situações nas quais o tempo previsto inicialmente já leva em conta a maior parte dos imprevistos que podem surgir pelo caminho e, portanto, ele foi bem dimensionado.

A falácia do planejamento tem mais a ver com aqueles prazos malucos nos quais alguém diz que vai entregar uma tarefa em uma semana e todo mundo sabe que o prazo é irreal, apesar de todos permanecerem calados. Daí, quando o tempo combinado chega ao fim, o solicitante reclama que não houve a entrega e a pessoa responsável pelo trabalho está frustrada porque não correspondeu à expectativa.

Lembre-se: é muito melhor negociar um prazo pé-no-chão que facilite um projeto suave, eficiente e satisfatório para todos os envolvidos do que criar um ambiente de correria e ansiedade que provoque exatamente tudo aquilo que ninguém gostaria que acontecesse.

Ouça a entrevista sobre esse mesmo assunto que fizemos na coluna da rádio CBN: