Antigamente, quando você precisava falar com alguém que mora em Manaus, por exemplo, e este não possuía um telefone para contato, acabava escrevendo uma carta. É claro que nem todas as pessoas escreviam de forma costumeira, mas certamente todas gostavam de receber correspondências de amigos e familiares. Ainda, é bom lembrar que uma resposta do destinatário poderia demorar duas semanas ou mais para chegar.
Atualmente, o mesmo destinatário de Manaus pode receber sua mensagem eletrônica em tempo real e ainda respondê-la em tempo real para você. Parece coisa de criança, mas até hoje me surpreendo com as maravilhas do computador e o ganho de tempo que pode proporcionar quando bem utilizado. Neste ano, recebi apenas um cartão de aniversário de papel e vinte virtuais. O fim-de-ano está chegando e os cartões virtuais de Natal também serão maioria, com certeza.
Dentro das empresas, milhares de memorandos, ofícios e circulares abarrotavam sua mesa atrasando todo o serviço. É, este tempo jurássico passou. A ditadura do papel chegou ao fim e números dão conta de que em 2006 serão trocados 20 bilhões de e-mails diariamente. Uma média de 3 por pessoa/dia.
É interessante notar que até mesmo as pessoas que não possuem um computador tem o seu e-mail. Um amigo possui dez endereços eletrônicos, um exagero. Utilizo três que são imprescindíveis. Neste sentido, respeitar simples regras de comportamento, seja no lazer ou no trabalho, evitará problemas e gafes imperdoáveis. Atenção aos cuidados que os especialistas recomendam quanto à NETIQUETA.
### QUANDO VOCÊ ENVIA E-MAILS:
Piadas, correntes e arquivos com imagens só atrapalham a vida de quem recebe. Nada mais chato do que ficar esperando minutos preciosos para abrir o arquivo e, ao final, aparecer a imagem do George Bush brincando de esconde-esconde com o Osama bin Laden ou mil piadas sobre loiras.
Use e aproveite todos os recursos. Uma dica: use o recurso da cópia oculta para esconder todos os nomes para quem você enviou uma mensagem. É irritante receber um e-mail com mais de cinqüenta endereços e depois duas linhas de informação.
Evite abreviaturas e “emoticons” (símbolos). Eles acabam com qualquer possibilidade de estilo no texto, além de transmitir pressa ou um tom de brincadeira. Use-os quando muito na comunicação com amigos.
Na comunicação eletrônica palavras escritas em letras maiúsculas funcionam como se você estivesse gritando. O que é considerado agressivo. Letras minúsculas remetem a excesso de informalidade. Cuidado com elas.
Cuidado com as brincadeiras ou brigas através dos seus e-mails, seja pessoal ou profissional. A segurança na rede ainda não é totalmente perfeita, e além disso, poderá ser usada contra você. Lembre-se que um e-mail é um documento, um bilhete, uma carta assinada.
Seja breve. Lembre-se do telegrama quando for mandar um e-mail. É o melhor caminho. Assine sempre a sua mensagem – não custa nada um “Olá” e “Tchau”.
Evite e-mails para convites de casamentos e comunicações de falecimento, por exemplo. Qualquer circunstância com alguma formalidade não dispensa a carta ou o convite reais.
### QUANDO VOCÊ RECEBE:
Um e-mail deve ser respondido rapidamente, no máximo em 48 horas. Exceção para os e-mails com correntes ou só para leitura.
Em empresas deixe mensagens automáticas caso as respostas sejam mais demoradas e principalmente se você estiver fora do local de trabalho por muitos dias, e com indicação de quem a pessoa deve procurar se for um assunto urgente.
Se você receber e-mails com arquivos com vírus é recomendável avisar quem enviou, para que este de uma checada em seus equipamentos.
Não repasse o e-mail recebido para um enorme contigente de internautas sem saber se quem te passou permite. O melhor é copiar a mensagem, caso queira repassar, e colar num novo e-mail, antes de divulgar na rede. Assim o nome de quem te enviou será preservado – o que significa que você não está disponibilizando um endereço particular sem consentimento.
Não é necessário dizer que e-mails, como qualquer correspondência, são confidenciais. Quem compartilha computadores deve ter isso em mente, para não invadir a privacidade alheia.
Gentilezas virtuais. Procure usar uma linguagem direta, clara e objetiva – sem formalismos ou expressões rebuscadas. Evite, por exemplo, usar no cabeçalho saudações barrocas como ‘ilustríssimo’ ou ‘excelentíssimo’. Um simples ‘caro fulano’, um ‘bom dia’, ou coisa que o valha, já está ótimo. Na despedida, prefira expressões como ‘atenciosamente’ ou ‘um abraço’. Não se esqueça de, no final, assinar seu nome completo, cargo e nome da empresa.
Revise os e-mails à caça de erros de português e de digitação. Evite o uso de cores e fontes diferenciadas e pegue leve nos pontos de exclamação, cifrões e afins. Arquivos anexados, só se realmente houver necessidade, pois requer trabalho extra de quem recebe a mensagem.
