Uma reunião one-on-one (ou 1:1) é o encontro individual entre o líder e um membro de sua equipe com o objetivo de promover uma conversa aberta, franca, esclarecedora e/ou confidencial sobre algum tema de interesse do colaborador.

Portanto, lembrando a recomendação de Ben Horowitz, cofundador da Andreessen Horowitz: “Uma boa reunião one-on-one deve ser a reunião do funcionário, não do gerente. Deixe que ele defina a agenda. Seu trabalho é ouvir.”

Neste tipo de conversa é possível alinhar expectativas, fornecer feedback sobre o desempenho do colaborador, abordar problemas que ele vem enfrentando, dialogar sobre o seu desenvolvimento pessoal ou simplesmente fortalecer o vínculo com ele. Mas, quem escolhe o que será abordado é o liderado e não você.

E como as pessoas costumam me perguntar nas empresas o que fazer para conduzir um bom one-on-one, seguem algumas dicas que também podem ajudá-lo a partir de agora:

•   Prepare-se: Antes de se sentar com o colaborador, peça para que ele relacione os assuntos que gostaria de dialogar com você e, na sequência, faça o seu dever de casa.
•   Seja pontual: Respeite o horário combinado demonstrando que você valoriza este compromisso em sua agenda. Um one-on-one dura, em média, 30 minutos, mas seu efeito pode perdurar semanas.
•   Escolha um ambiente tranquilo: Um local sem distrações e, preferencialmente, fora da sua sala de trabalho.
•   Escute ativamente: Dê total atenção ao que a outra pessoa está dizendo, sem interrompê-la; e também deixe o seu smartphone de lado.
•   Seja empático: Entenda as preocupações e desafios do colaborador sem julgamento.
•   Ofereça suporte: Pergunte como você pode ajudar na resolução de eventuais problemas apresentados.
•   Valorize o silêncio: Às vezes, dar tempo para que o colaborador processe as orientações dadas gera insights valiosos.
•   Equilibre questões pessoais e profissionais: Demonstre interesse na vida particular do colaborador sem ser invasivo.
•   Estabeleça confiança: Mostre que o que é dito em um one-on-one será tratado com confidencialidade, quando necessário.
•   Defina ações claras para as semanas seguintes: Construa compromissos mútuos para que vocês possam conquistar avanços concretos.
•   Seja consistente nas reuniões: Pelo menos uma vez a cada dois ou três meses, tenha um 1:1 com cada colaborador direto da sua equipe, ainda que vocês se encontrem regularmente. A natureza dessa reunião é outra.

“A verdadeira liderança envolve servir aos outros, o que inclui investir tempo de qualidade com as pessoas que você lidera”, ensina James Hunter. E pode ter certeza, não existe manifestação prática mais eficaz desse investimento do que um bom one-on-one.