Muitos empresários alegam que os principais motivos das dificuldades que enfrentam em seus negócios hoje estão relacionados à instabilidade econômica e à queda no consumo. E ambos, realmente, são fatores de grande expressão, mas não os únicos.

Para tomar decisões importantes em qualquer tipo de crise, você precisa ter em mãos informações relevantes sobre o próprio negócio a fim de saber o que realmente o afeta e por que. Sem um bom diagnóstico é comum as pessoas escolherem “o remédio certo para o problema errado”.

Infelizmente, encontramos empresários aos montes que não têm ideia, nem mesmo, se estão obtendo lucro ou prejuízo no fim do mês. O que sabem, apenas, é que conseguirão pagar as contas ou não. Por conseguinte, tomam decisões baseados somente em informações genéricas, obtidas na visão simplificada do negócio ou pela experiência adquirida. E se esse tipo de prática não é suficiente para gerenciar o negócio no curto prazo, tampouco ajuda a perpetuá-lo.

A necessidade de controles internos fica muito evidente quando começam a aparecer erros recorrentes, como falta de produtos em estoque, atrasos na realização de serviços, retrabalho ou mesmo insuficiência de recursos para quitar as obrigações da companhia.

Mas, como melhorar a gestão do seu negócio? Primeiramente, não saia por aí tentando controlar tudo. Você não pode engessar a rotina operacional da sua empresa nem tampouco fazer com que os colaboradores percam a iniciativa para realizar aquilo que precisa ser feito, só porque agora parece que você quer “flagrá-los fazendo a coisa errada”.

Busque entender a realidade da sua empresa analisando os processos e fluxos de trabalho existentes para definir quais são os mais críticos. Se você tem dúvidas sobre o que é crítico, dê atenção especial para questões que impactam diretamente nos custos, receitas ou atendimento ao cliente, por exemplo. Caso dos controles de estoque, planilhas de orçamentos, pedidos de vendas e fluxo de caixa.

A partir de então, compreenda que todo processo tem uma entrada e uma saída, e é justamente aí que devem existir controles. Isso é necessário para evitar possíveis problemas e, no caso de falhas existentes, impedir que sejam sentidas pelo mercado.

O próximo passo é definir os meios de controles a serem utilizados na entrada e saída desses processos. Este trabalho pode ser via ERP, utilizado pelas empresas que normalmente já possuem rotinas implantadas, ou mesmo por meio de uma planilha, dependendo do volume de informações e a complexidade do processo. O que importa é que você consiga visualizar os resultados alcançados e possa compará-los, pois só assim terá como analisar se existe algum desvio em relação ao que foi planejado.

Começa aí o contato com dados que poderiam ser desconhecidos até então. Portanto, prepare-se, pois você precisará saber o que fazer com eles. É o momento de compreender as causas e promover adequações, se necessário. Caso o desempenho já esteja dentro do esperado, foque os esforços em padronizar e tomar ações que garantam a continuidade do trabalho.

E atenção: não basta controlar uma única vez. É preciso monitorar constantemente para não ser surpreendido por resultados inesperados. Afinal, o grande benefício do acompanhamento é a possibilidade de gerar histórico e se antecipar a tendências.

É importante destacar que métodos de controle por si só não evitarão que você obtenha maus resultados, afinal eles são meios que utilizamos para antecipar possíveis problemas e permitir a tomada de decisões baseada em fatos concretos. O sucesso mesmo depende da sua capacidade de adotar a estratégia mais adequada e implementar as iniciativas logo e melhor do que seus concorrentes.