Por isso é fundamental atentar-se para alguns cuidados que facilitam essa compreensão. E na comunicação virtual, não é diferente. A forma como a pessoa escreve e endereça o e-mail, por exemplo, permite que o destinatário interprete o interesse e o quanto ele é importante para ela ou não.

Assim, seguir algumas regras de etiqueta (comportamento) ao escrever um e-mail é ampliar as possibilidades para estabelecer uma comunicação de verdade e não apenas usá-lo como ferramenta para encaminhar com velocidade o que se pretende transmitir à equipe, clientes ou fornecedores. Esses cuidados eliminarão ou, pelo menos, diminuirão as distorções. Além, é claro, de criar um real canal de comunicação com o destinatário e não uma barreira ou um abismo, como vem ocorrendo com tantos profissionais desatentos à linguagem e ao formato correto da comunicação virtual.

DICAS IMPORTANTES:
1. Como a linguagem escrita é fria, não há as expressões faciais, sorrisos, tom de voz, cada palavra deve ser escolhida a dedo para não gerar um mal entendido ou transmitir grosseria. Nesse caso, se for para uma pessoa apenas, é educado citar o nome de quem se endereça e o cumprimento. Ex: Sr. Pedro, bom dia! Isso faz com que a pessoa que lê sinta a pessoalidade da mensagem e transmite uma certa simpatia. Em caso de e-mails enviados para diversas pessoas, o ideal é generalizar e não citar o nome de todos. Ex: Prezados Colaboradores, bom dia!

2. Evitar o uso de abreviações, muito usadas na Internet, como: vc, tb, pq, e também evitar palavras com grafia “inventada”no mundo virtual como: naum, aki, etc, para eliminar o risco de não ser compreendido ou mesmo mal interpretado. Para isso atente-se às regras de regência verbal, nominal, concordâncias, regra de acentuação gráfica e a grafia correta das palavras;

3. Não escrever com letras de caixa alta (tudo em letras maiúsculas): tem caráter agressivo, dá a impressão ao leitor que se está gritando com ele! Usar esse recurso apenas para escrever siglas. Ex. IBGE, IBAMA, etc. E também não usar apenas letras minúsculas, pois dá a impressão de descaso ou mesmo de preguiça;

4. Transmitir as idéias de modo simples, claro, objetivo, sem deixar dúvidas quanto ao que deseja dizer;

5. Manter a formalidade na escrita, mesmo entre colegas de trabalho mais próximos. Tudo o que se escreve está sendo registrado, essa mensagem pode ser encaminhada para outras pessoas e ninguém irá alterar o conteúdo da mensagem. Assim é importante evitar certos constrangimentos além da desvalorização profissional;

6. Indicar no campo Assunto qual é o tema a ser tratado: uma indicação clara nessa linha ajuda na recepção da mensagem. Ex: “Pauta Reunião da Diretoria”; “Tema do Treinamento”; “Solicitação de Visita”. Colocar, por exemplo, apenas a palavra “informações” no campo assunto, não ajuda em nada. Especifique claramente o conteúdo. Por exemplo: “Informações_Novo Curso”. Dê sempre referências que realmente o leitor entenda o contexto do e-mail, evite portanto: URGENTE! IMPORTANTE! ou “Um minuto do seu tempo”, que soa muito como propaganda. Também há como manter alguma referência que identifique os e-mails da mesma pessoa. Ex: ##Contato; GBR_agenda. Essa atitude simples facilitará que o leitor encontre rapidamente os seus e-mails em sua caixa de entrada, pelo assunto;

7. Não esquecer de enviar o anexo, quando o e-mail tiver este propósito;

8. “Emotion”ou “smiley” (ícones formados por parênteses, pontos, vírgulas e outros símbolos do teclado, aquelas carinhas engraçadinhas do tipo J) denotam emoções. Podem ser usados, mas apenas em e-mails para pessoas amigas, e não exageradamente, do contrário a comunicação não será atingida. Evite-os em e-mails profissionais;

9. Fazer sempre a verificação gramatical e ortográfica do texto. É muito desagradável enviar e/ou receber mensagens cheias de erros;

10. É mais fácil entender uma expressão positiva do que uma negativa. Por exemplo: “Pode me telefonar qualquer dia, depois das 6 da tarde” funciona melhor do que “Não estou disponível até depois das 6 da tarde”;

11. Listas por tópicos lêem melhor e causam mais impacto do que frases longas. Ao enviar um e-mail para esboçar conhecimento sobre determinado assunto, é melhor fazer uma lista ao invés de colocar tudo em uma frase ou parágrafo longo. Uma lista de tópicos é mais fácil de ler e causará um impacto inicial maior;

12. Ao despedir-se é bom que se use o “Respeitosamente”, para alguém com cargo superior ao da pessoa que enviar a mensagem e “Atenciosamente”, se não for para alguém com cargo superior. Pode-se usar também “Cordialmente”, durante os primeiros contatos e “Abraços” já quando a relação está mais construída e próxima;

13. Conclua o e-mail com a sua assinatura (nome completo, telefone e o nome da empresa).

É importante lembrar que todo profissional não pode agir como se quisesse se livrar dos problemas ao enviar um e-mail. Precisa utilizar essa maravilhosa ferramenta de comunicação a favor da agilidade da empresa e da prestação dos seus serviços, fazendo deste canal um diferencial competitivo. Portanto, enviar e-mail, não quer dizer “agora o problema é seu” e sim “vamos trabalhar juntos”.